STAGE - Développement d'un outil de gestion des demandes de travaux CAO F/H

1. Élaboration du cahier des charges

• Recueillir et analyser les besoins des différentes parties prenantes ;
• cartographier les processus existants et identifier les pratiques communes ou spécifiques ;
• recenser les différents types de demandes et leurs règles de traitement ;
• définir les rôles, responsabilités, niveaux de priorité et circuits de validation ;
• formaliser les exigences fonctionnelles et techniques ;
• identifier les données éventuellement à reprendre depuis Cherwell/LEA ;
• proposer une organisation cible harmonisée ;
• participer à l’évaluation de Jira et, si nécessaire, d’autres solutions envisageables.

2. Développement des interfaces et des workflows dans Jira

• Concevoir les interfaces de saisie adaptées aux différents types de demandes ;
• définir les champs, formulaires et règles de gestion associés ;
• mettre en place les workflows d’affectation, de traitement, de validation et de clôture ;
• organiser la gestion des droits et des profils utilisateurs ;
• développer les vues nécessaires au suivi des demandes ;
• réaliser les tests fonctionnels avec les futurs utilisateurs ;
• intégrer les retours d’expérience et apporter les ajustements nécessaires.

3. Mise en place des KPI et du reporting

• Identifier les indicateurs nécessaires au pilotage de l’activité ;
• construire les tableaux de bord et les outils de reporting ;
• permettre le suivi du volume de demandes par type, périmètre et statut ;
• suivre les délais de prise en compte et de traitement ;
• mettre en évidence les demandes en retard, les points de blocage et les charges par activité ;
• définir les modalités de mise à jour et de diffusion des indicateurs.

Les KPI pourront notamment porter sur :

• le nombre de demandes reçues, en cours et clôturées ;
• le délai moyen d’affectation ;
• le délai moyen de traitement ;
• le respect des échéances ;
• la répartition des demandes par périmètre, type, priorité ou responsable ;
• l’ancienneté des demandes ouvertes ;
• le taux de demandes réouvertes ou retournées pour complément.

4. Élaboration des supports d’administration et de formation

• Rédiger le guide d’administration et de paramétrage de la solution ;
• documenter les workflows, les rôles et les règles de gestion ;
• élaborer les supports de formation à destination des utilisateurs ;
• créer des modes opératoires synthétiques pour les principales actions ;
• accompagner les phases de test, de déploiement et de prise en main ;
• proposer les modalités de maintien et d’évolution de l’outil.

Livrables attendus

À l’issue du stage, les livrables suivants sont attendus :

• un état des lieux des processus et outils existants ;
• un cahier des charges fonctionnel et technique ;
• une proposition de processus cible harmonisé ;
• un prototype ou une solution opérationnelle sous Jira ;
• les interfaces de saisie, d’affectation et de suivi ;
• les workflows associés aux différents types de demandes ;
• les tableaux de bord et indicateurs de pilotage ;
• une analyse de la reprise éventuelle des données issues de Cherwell et fichiers excel + programmes de migration de données associés.
• un plan de tests et un bilan des tests utilisateurs ;
• une documentation d’administration ;
• des supports de formation et des guides utilisateurs ;
• des recommandations concernant le déploiement et les évolutions futures.