Asistente de Cuentas por Cobrar y Facturación

1. Emisión y Control de las Facturas Electrónicas.

Garantizar la emisión correcta, oportuna y conforme a la normativa panameña.
•    Generar facturas electrónicas en el sistema BAAN IV, asegurando que la información comercial, fiscal y contable esté completa y validada.
•    Revisar y controlar la transmisión de las facturas al Proveedor Tecnológico Autorizado (PTA), verificando su aceptación y correcta recepción.
•    Asegurarse de que cada factura cumpla con los requisitos establecidos por la Dirección General de Ingresos (DGI) y validar que haya sido entregada correctamente al cliente.
•    Monitorear diariamente el estado de las facturas emitidas (aceptadas, rechazadas, pendientes, devueltas) y resolver incidencias de forma oportuna.
•    Mantener un archivo organizado y actualizado de todas las facturas electrónicas y sus comprobantes de validación.
•    Coordinar con el área comercial o logística cualquier corrección o anulación de factura cuando sea requerido.
•    Apoyar en la preparación de reportes de facturación para cierres mensuales, auditorías o requerimientos internos.

2. Gestión de Cuentas por Cobrar
Contribuir al flujo de caja mediante una gestión eficiente y proactiva de la cartera.
•    Registrar los pagos recibidos de clientes, asegurando su correcta aplicación en el sistema.
•    Dar seguimiento periódico a saldos pendientes, vencidos y disputados, comunicándose con los clientes para asegurar la recuperación oportuna de la cartera.
•    Elaborar reportes actualizados de cuentas por cobrar para la jefatura, incluyendo antigüedad de saldos y análisis de riesgos.
•    Coordinar con clientes y con áreas internas la resolución de diferencias, reclamos o casos de facturas no recibidas o mal aplicadas.
•    Mantener actualizado el expediente del cliente, incluyendo contratos, acuerdos de pago, certificaciones y cualquier soporte relevante.
•    Calcular la provisión de riesgo de morosidad y elevar alertas tempranas al líder directo.
•    Preparar documentación requerida para auditorías internas y externas sobre temas de cuentas por cobrar.

3. Apoyo en Actividades Contables Asignadas por su Líder Directo
Contribuir al funcionamiento general del área contable según necesidades operativas.
•    Colaborar en la preparación de papeles de trabajo contables relacionados con facturación, ingresos y cuentas por cobrar.
•    Apoyar en conciliaciones relacionadas con ingresos, pagos aplicados y cuentas por cobrar.
•    Participar en actividades de cierre mensual que involucren registros de ingresos, ajustes y provisiones.
•    Mantener actualizado el archivo físico y digital de documentos contables bajo su responsabilidad, garantizando trazabilidad y orden.
•    Atender cualquier solicitud o tarea adicional asignada por su supervisor directo, manteniendo disposición, precisión y cumplimiento de plazos.