Administrative Assistant

Actividades relacionadas a la oficina:

• Realizar ordenes de pedido de compra para la oficina de Bogotá.
• Cumplir los procedimientos y actividades propias del área de desempeño, siguiendo los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad.
• Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.
• Atender a los usuarios de la dependencia de acuerdo con la necesidad presentada.
• Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, facturas, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de compañía.
• Atención telefónica constante.
• Atención de visitas.
• Administrar las reuniones de las salas de juntas.
• Coordinar al proveedor de mensajería, logrando una adecuada prestación del servicio.
• Llevar y mantener actualizados los registros de mensajería, papelería, cafetería y aseo y responder por la exactitud de estos.
• Brindar apoyo a Gestión Humana en los diferentes eventos que se realicen en la oficina de Bogotá.

Actividades relacionadas a División de MCC:

• Apoyo al departamento de ventas mediante cotizaciones a través de SAM.
• Apoyar el departamento de servicio Post Venta en la creación de órdenes de compra de inventario y órdenes de venta a clientes.
• Coordinar los itinerarios de los viajes Hoteles, Transportes y desplazamientos de los empleados de la División de MCC, preservando la integridad y la comodidad de los funcionarios de la compañía.
• Desempeñar las funciones administrativas de acuerdo con las instrucciones que la Gerencia de MCC le indique.
• Organización y Coordinación de eventos comerciales (ferias, meeting, etc.).
• Gestionar inventario de productos de artículos promocionales de la marca LIEBHERR.
• Ayuda con el despacho de la dotación para el personal técnico de MCC en los períodos solicitados.
• Ayuda con la coordinación y despacho a clientes de MCC.
• Organizar la agenda de actividades del Divisional Manager y Head of Customer Service de MCC.